Ticket #5 — メールドラフト完全運用ガイド

メールドラフト — 02_Drafts (SSoT) + 文体 4 種 + Mail Forge + 3 source cross-check

Manabe-san のメール運用は 02_Drafts/ を Single Source of Truth として、frontmatter status enum で管理 + 文体 4 パターン (社外フォーマル / ライト / 社内フォーマル / カジュアル) + [!mail]- callout で Outlook 直接コピー + Mail Forge process (AI 整える、送信は人間) + sent_index 3 source cross-check。本 explainer は 5 sections で完全可視化。

TL;DR

02_Drafts = SSoT。frontmatter status (draft / needs-input / needs-attachment / send-ready / sent / dismissed)、folder-hygiene で重複保管禁止
文体 4 種 + 署名 (JP: シーメンスヘルスケア / リサーチ＆コラボレーション部 / 真鍋章大 / EN: Akihiro Manabe)、宛先と関係性で自動選択
Mail Forge = AI 整える + 送信は人間。自動送信厳禁、3 source cross-check (sent_index + Drafts + Cockpit) で滞留検出

0102_Drafts 構造 + frontmatter status enum

Single Source of Truth、status 遷移で lifecycle 管理。

02_Drafts structure — 02_Drafts = SSoT、frontmatter status enum で lifecycle 管理

status	意味	次のアクション
draft	作成中、内容固まっていない	編集続行
needs-input	情報不足 (相手回答待ち / 自分側の確認)	情報収集 → draft へ
needs-attachment	添付ファイル未添付	添付準備 → send-ready へ
send-ready	送信可能、人間最終確認のみ	当日送信 → sent
sent	送信済 (sent_index に登録済)	Archive 移動
dismissed	やらない判断、Decision Log 記録済	再表示しない

📚 用語解説 — Single Source of Truth (SSoT): ドラフトは 02_Drafts/ 1 箇所のみ保管。folder-hygiene.md ルール、重複保管禁止 (Cockpit からは link 参照)。
📚 用語解説 — frontmatter: md ファイル冒頭の --- で囲まれた YAML metadata。date / to / cc / subject / status / type 等を機械可読化。
📚 用語解説 — type: email vs technical-escalation: 通常メール = email、技術エスカレーション = technical-escalation (zk_context: 必要)。

🛠️ 運用方法: (1) 新規ドラフトは 02_Drafts/YYYYMMDD__v1.md 命名 (2) frontmatter status を draft で開始 (3) needs-input/attachment 経由で send-ready へ (4) 送信後 sent → 月次 Archive 移動 (5) dismiss は Decision Log 必須

⚠️ アンチパターン: 02_Drafts 以外の場所にドラフトを作る (Workspace 等) → SSoT 崩壊。frontmatter status を update せず手動でメモ → 機械可読性失う。dismiss を「諦め」と扱う → 「やらない判断」も価値、Decision Log 必須。

02文体パターン 4 種 + 署名フォーマット

宛先と関係性で自動選択、社外フォーマルが標準。

writing styles 4 patterns — 社外フォーマル / ライト / 社内フォーマル / カジュアル

パターン	宛先	敬称	挨拶	締め
社外フォーマル	医師・教授	先生	施設名+平素より〜+シーメンスヘルスケアの真鍋	何卒よろしくお願い申し上げます
社外ライト	継続スレッド	先生	施設名+簡略挨拶	同上(短縮可)
社内フォーマル	署名依頼等	さん	お疲れさまです+R&C部の真鍋	ご対応よろしくお願いいたします
社内カジュアル/英語	同僚	さん/名前	省略 / Hi {Name},	省略 / Best, Akihiro

📚 用語解説 — 署名 JP / EN:
JP: シーメンスヘルスケア / リサーチ＆コラボレーション部 / 真鍋章大
EN: Akihiro Manabe のみ (部署名不要)
📚 用語解説 — R&C 部: Research & Collaboration 部、社内宛で使用。
📚 用語解説 — 文体記憶: _System/00_System_Docs/23_Memory/email_writing_patterns.md に詳細パターン記録、AI が参照。

🛠️ 運用方法: (1) 新規メール作成時に宛先確認 (2) 関係性で 4 パターンから 1 つ選択 (3) email skill が自動で適切な文体生成 (4) 署名は JP/EN 自動切替 (5) 継続スレッドはライト版に縮約

⚠️ アンチパターン: 全メールで社外フォーマル → 社内同僚に過剰丁寧で違和感。継続スレッドで毎回フル挨拶 → 冗長、ライト版に切替。EN 署名で部署名添付 → 不要、Akihiro Manabe のみ。

03[!mail]- callout 仕様 — Outlook 貼付パターン

Reading Mode で展開 → コピー → Outlook 貼付 → 送信、ファイル間移動ゼロ。

mail callout copy paste flow — Obsidian Reading Mode → Ctrl+A コピー → Outlook 貼付 → 送信

> [!mail]- 📧 本文を展開してコピー
> **To**: hideki.ota.d6@tohoku.ac.jp
> **CC**: (省略可)
> **件名**: ご訪問御礼（3月27日）
>
> 大田先生
>
> 平素より大変お世話になっております。
> シーメンスヘルスケアの真鍋でございます。
> ...
> （本文）
>
> 何卒よろしくお願い申し上げます。
>
> シーメンスヘルスケア
> リサーチ＆コラボレーション部
> 真鍋 章大

📚 用語解説 — [!mail]- callout: Obsidian の callout 機能、- 末尾で折りたたみ。Reading Mode で ▶ クリック展開、To/CC/件名/本文/署名を 1 callout に集約。
📚 用語解説 — Inline-first principle: 別ファイル参照より、必要情報をその場に展開。Wave 5 確立、ハブ設計哲学。
📚 用語解説 — Reading Mode (Obsidian): Edit Mode と Reading Mode の切替で、callout 折りたたみ・wikilink navigate が動作。Edit Mode では機能しない。

🛠️ 運用方法: (1) 14_本日の実行ハブ_MM-DD.md を Obsidian で開く (2) Reading Mode 切替 (3) ブロック A の [!mail]- callout を ▶ クリック (4) Ctrl+A 全選択 → Ctrl+C コピー (5) Outlook 新規メール → Ctrl+V 貼付 (6) 人間最終確認 → 送信

⚠️ アンチパターン: Edit Mode で callout を見る → 折りたたみ動作せず使い物にならない。本文を別 md に分離 → ファイル間移動コスト発生、Inline-first 違反。署名を本文に含めない → コピペ後に手動追加が必要、効率悪化。

04Mail Forge process — 1 件磨き、自動送信禁止

AI = 整える、送信 = 人間。6 step で 1 件ずつ確実に。

Mail Forge 6 step process — AI = 整える、送信 = 人間 (絶対遵守)

Step 1: ドラフト Read (内容把握)
Step 2: 目的確認 (なぜ送るか、相手のアクション期待は何か)
Step 3: 3 行で要点 (背景 / 依頼内容 / 期日)
Step 4: 丁寧さ整える (文体 4 パターン適用、敬称・挨拶・締め)
Step 5: 添付・宛先・機密確認 (添付ファイル + To/CC + 機密情報チェック)
Step 6: 送信は人間 (Outlook 新規メール → 貼付 → 最終確認 → 送信ボタン)

📚 用語解説 — Mail Forge: メールドラフトを送信可能状態まで磨く process。Engagement Layer の Quest 種類の 1 つ (1 日 1 件目安)。
📚 用語解説 — AI/人間役割分担: AI = 整える (文体・要点・添付チェック)、人間 = 送信ボタン (法的・倫理的責任)。Wave 6 確立、絶対遵守。
📚 用語解説 — 1 件ずつ: 並行で複数件磨かない、1 件完了 → 次へ。集中力維持 + ミス防止。

🛠️ 運用方法: (1) ハブのブロック A から 1 件選択 (2) Mail Forge 6 step 順守 (3) Step 5 の機密確認は患者情報 / 社内秘密事項 / 契約条件等に注意 (4) Step 6 で必ず人間が送信ボタン (5) 完了後 frontmatter status を sent に update

⚠️ アンチパターン: AI に Outlook 自動送信させる → 法的責任、絶対禁止。複数件並行で磨く → 集中力分散 + ミス。Step 5 機密確認 skip → 患者情報漏洩リスク。Step 6 「自動承認」設定 → 人間最終確認の意味喪失。

05sent_index 照合 + 滞留アラート (3 source cross-check)

sent_index + Drafts + Cockpit、3 source 一致確認 + aging で滞留検出。

sent_index cross-check aging — 3 source triangulation + aging icon (🟢🟡🟠🔴⚫) + Decision Log で re-decision 回避

sent_index	02_Drafts	Cockpit status	判定 + 次アクション
有	無	完了	✅ 送信済 (確定)
無	send-ready	進行中	📧 当日送信
無	needs-input/attachment	進行中	📋 情報収集 → send-ready
無	draft	進行中、aging 🟠+	🟠 当日処理 or dismiss
有	send-ready 残存	進行中	❓要確認 (送信済なのに draft)

📚 用語解説 — sent_index.json: 01_Input/03_Email/_Index/sent_index.json。Outlook PowerShell (Get-MailSnapshot.ps1) で生成、実送信履歴の正本。
📚 用語解説 — 3 source cross-check: sent_index (送信履歴) + 02_Drafts (未送信) + 02_ToDo/Cockpit (タスク状態) を triangulate。1 source だけで判断しない。
📚 用語解説 — Decision Log: 前日のハブで done/dismissed/deferred 判断したものを次回ハブに引き継ぎ。re-decision 回避。

🛠️ 運用方法: (1) daily-sabaki が朝に自動 cross-check (2) ❓ 行は当日中に手動確認 (3) Outlook 検索で sent_index 原本確認 (4) aging 🟠 (5-7 日) は当日処理 or dismiss (5) 🔴 (8-14 日) は即対応 + 遅延理由メモ (6) ⚫ (15 日+) は原則 dismiss + Decision Log

⚠️ アンチパターン: 「送ったはず」で sent_index 確認せず → 二重送信リスク。Drafts 残ったまま「送信済」 → クリーンアップ規律崩壊。Decision Log を update せず → 次回 re-decision で時間浪費。aging を無視して 🔴 ⚫ 放置 → 信頼喪失、説明責任発生。

結論

02_Drafts = SSoT、frontmatter status enum で lifecycle 管理。重複保管禁止、folder-hygiene 規律。
文体 4 種 + 署名 JP/ENで宛先と関係性に応じて自動選択、社外フォーマル標準。[!mail]- callout で Outlook 直接コピー、ファイル間移動ゼロ。
Mail Forge = AI 整える + 送信は人間の絶対遵守。3 source cross-check + aging で滞留検出、Decision Log で re-decision 回避。